Control de asistencia en salas
¿Qué es?
Es una plataforma multimedia modular totalmente ampliable basada en un software de gestión, terminales (Arcos de Control) y servidor central. Los Arcos son portátiles de fácil instalación que detectan el paso de las personas.
¿Cómo funciona?
A cada participante se le entrega una acreditación con sus datos: Apellidos, Nombre, Tipo de asistente y Empresa (incluso si es requerido fotografía, realizada mediante webcam, cuando el participante se registra). El arco tiene un dispositivo que capta una señal de tarjeta, extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos. Para ello, el asistente SOLO tiene que pasar por el arco.
¿Para qué sirve?
Este sistema permite un control total sobre la asistencia y participación tanto al congreso como a las salas, así como a cualquier zona o punto de interés donde se desee controlar o conocer el impacto de asistencia: Sesiones acreditadas, almuerzos de trabajo, actividades restringidas, etc.
Cada tarjeta se puede preprogramar para dar permiso al asistente a acceder o no a la sala. De este modo, la luz del arco se encenderá verde o roja según tenga acceso o no respectivamente. Este procesamiento puede extraerse mediante una base de datos en Excel admisible en cualquier ordenador. Con esto, por ejemplo, la secretaría técnica a posteriori prepara la bbdd de personas que han conseguido por ejemplo la acreditación.
¿Cómo puedo rentabilizarlos?
El sistema tiene la posibilidad de ser recubiertos con vinilos de publicidad, con lo que el logotipo de la empresa/sociedad quedará de manera muy visible a todos los asistentes.
Con esto cabe la posibilidad de que el servicio sea patrocinado por alguna empresa interesada (Ej. Laboratorio Farmacéutico) o simplemente una forma de dar imagen de la sociedad.
Ventajas
- 100 % fiable: A diferencia de sistemas tradicionales donde en ocasiones de aglomeración en las puertas de un congreso, el personal contratado no es capaz de efectuar todas las lecturas de acreditaciones, el sistema RFID funciona de forma autónoma, sin necesidad de personal auxiliar.
- Agilidad: Su elevada rapidez de lectura (hasta 60 acreditados por segundo) evita todo tipo de esperas y aglomeraciones, enviando los datos en tiempo real al sistema informático. No Intrusivo: No es necesario detener al asistente para hacer la lectura. Puede llevar la tarjeta colgada o en un bolsillo, que el Arco la capta.
- Tiempo Real: Toda la información está disponible en tiempo real.
Nuestro trabajo consiste en realizar las siguientes tareas:
Un mes antes del inicio del congreso:
- Personalizar el sistema según la imagen corporativa del evento (tareas de diseño):
- Plataforma web del sistema.
- E-mail de bienvenida al sistema.
- Certificado de asistencia.
- Configuración del sistema según los requisitos indicados por el cliente:
- Porcentaje mínimo de asistencia para obtener el certificado.
- Creación de la encuesta de satisfacción final (puede ser un criterio de cumplimiento voluntario u obligado por parte del asistente, según se defina).
- Estudio de las necesidades técnicas de la sede del evento.
Dos semanas antes del comienzo del congreso:
- El cliente nos ha de facilitar el listado de asistentes al evento en formato Excel con la siguiente información: nombre, apellidos, e-mail (necesariamente ha de ser el e-mail de cada persona asistente al evento). Para aquellos asistentes de los que no se disponga correo electrónico, el sistema generará un e-mail provisional hasta la entrega en Secretaría de la carta de bienvenida.
- Cargar el listado de asistentes del congreso en el sistema.
- Generación automática de la correspondiente contraseña única de acceso para cada asistente al congreso.
- Revisar y depurar dicho listado.
- Si el cliente decide imprimir los distintivos por su cuenta, se nos facilitarán y éstos deberán cumplir las siguientes características:
- 10,5 cm de ancho x 12 cm de alto.
- Cada distintivo incluirá su correspondiente funda de plástico y ordenados alfabéticamente por apellido.
- Si el cliente nos encarga la tarea de imprimir los distintivos, se definirá el diseño de los distintivos, su contenido (en base a unos campos predeterminados) y resto de características con el cliente.
- Relacionar las etiquetas de RFiD con los distintivos de los asistentes.
- Manipular las etiquetas de RFiD junto con los distintivos de los asistentes.
- Envío automatizado del e-mail de bienvenida al sistema. Dicho e-mail incluye instrucciones sobre el funcionamiento de la plataforma (instrucciones de uso, link de acceso a la plataforma, e-mail y contraseña únicos).
- Generación en formato pdf de la carta de bienvenida al sistema para su impresión e inclusión en la documentación del congresista.
Misma semana de la celebración del Congreso:
- Desplazamiento, transporte y montaje del equipo por parte de los técnicos de S.I.C.
- Introducción en el sistema de nuevos inscritos (en sede).
- Realización de cambios y modificaciones.
- Asistencia técnica durante los días de celebración del congreso.
Certificados de acreditación
Se habilitará una página web en la que el congresista accederá con las claves de usuario y contraseña facilitados previo al inicio de la descarga. Para poder enviar esta información, precisamos que nos remitan los correos electrónicos de los asistentes al congreso.
Para que se pueda visualizar mejor, una vez que esté hecho, se le puede facilitar las claves al cliente para que pueda acceder y realizar la descarga, es muy sencillo.
Para poder elaborar los certificados de acreditación, el cliente nos puede facilitar el modelo a seguir o bien podemos hacerlo nosotros bajo su aprobación.
Es necesaria la siguiente información:
- Entidad acreditadora que concede la acreditación.
- Número de registro de la acreditación o número de proyecto.
- Créditos concedidos: por cada una de las actividades o por el congreso completo.
